Workflow med Workflowy

Som jeg nævnte i seneste blogpost om ChatGPT, så er jeg blandt meget andet igang med at forberede et 45-minutters oplæg om AI. I den forbindelse gik jeg på jagt efter en app, der kunne hjælpe mig med at skabe lidt bedre overblik i den efterhånden temmelig lange tekst (man skal aldrig gå ned på udstyr…eller apps).

Udfordringen for mig er at jeg skal scrolle ret meget, når jeg zapper omkring i manus, især i den fase hvor der hele tiden skal fyldes input i forskellige dele af oplægget.

Man kunne jo vælge at dele oplægget op i flere noter, men så mister man også noget sammenhæng. Og selvom min (for tiden) noteapp of choice, NotePlan 3, godt kan “folde” mellemrubrikker ind og ud, så er det ikke en af appens styrker – det er lidt klodset og med dårlige genveje.

Jeg gik derfor på jagt efter en outline-app, i håbet om at kunne skrive det meste af oplægget i en slags dispositions-struktur, med mulighed for at “åbne og lukke” for de enkelte punkter eller afsnit efter behov – og hvis det så samtidig var nemt at flytte punkter mellem delene, tilføje noter, links og så videre, ja så ville det jo bare være en bonus.

Der gik ikke lang tid med jagten før jeg (igen) faldt over Workflowy – og derfor er resten af denne blogpost selvfølgelig også skrevet i punktopstilling!

Men…TL;DR – desværre er Workflowy, trods mange fine features, plaget af små irritationsmomenter og mangler, som relativt hurtigt har vist at det ikke er en app for mig. Nu har jeg dog allerede skrevet en masse noter i Workflowy om mine erfaringer, og så skal det jo ikke gå til spilde – so here goes 😉

• Projektplanlægning med Workflowy

Hvad er Workflowy?

• Den mest basale funktion i Workflowy er at lave punktopstillinger, som selvfølgelig kan laves i forskellige “dybder” af under- og under-under-punkter. Dét kan i hvert fald for mig hjælpe med at organisere tankerne, når jeg skriver et udkast eller brainstormer – i hvert fald så længe det er rimelig nemt at flytte punkterne rundt, sådan som man også kan i Workflowy. En slags struktureret mindmap, kan man sige.
• En af de smarte ting ved appen er så, at man kan vælge mellem tre (tre-en-halv) forskellige visninger af sine punktopstillinger: - Bullets – den klassiske version, hvor alting bare er opstilling i punkter og underpunkter og underunderpunkter og så videre - Tasks – hvor de enkelte punkter er opgaver, der kan tjekkes af - Projektplanlægning – kanban-visning af punkter, hvor underpunkter/-noter så kan flyttes mellem de forskellige boards (dog kun i begrænset grad) - Man kan også vælge det, de kalder et Dashboard, der dog mest er en slags vertikalt orienteret
• Derudover tilbyder Workflowy så også mulighed for at tilføje mere end “bare” tekst og punkter – links, embeddede videoer, datoer og tags, for nu bare at nævne et par stykker.

Hvad er godt ved Workflowy?

• Det er – heldigvis – nemt at lave outlines, og relativt enkelt at fylde indhold på punkterne, også med links til websites, andre noter, etc. Og jeg kan rigtig godt lide funktionen, hvor man “zoomer ind” på et punkt ved at klikke på den lille prik, så man kan fokusere på en enkelt del uden at se hele strukturen rundt om.
• Appen har også generelt et enkelt og relativt intuitivt interface, og den føles på en eller anden måde rar at bruge – trods knaster og irritationsmomenter (se nedenfor).
• I de par dage jeg har leget med appen har synkroniseringen mellem apps og web frem og tilbage også fungeret upåklageligt.
• Udover mulighederne for at bruge Workflowy til både dispositioner, timeblocking, kanban og todo-lister, så kan man også dele sine noter med andre, og tagge både personer og indhold på forskellige måder, udover at man som nævnt kan indsætte billeder, videoer, highlights, tags og datoer.
• Workflowy føles som en ganske funky kombination af en outliner og en “rigtig” note- og planlægningsapp – og hvem skulle egentlig have troet at dét ville være så tiltrækkende?

Masser af knaster

• Jeg er, som det fremgår, ikke helt solgt på Workflowy – og den kan i hvert fald ikke (endnu) lokke mig væk fra en app som NotePlan (eller fra andre favoritter som Craft). Her er et par snubleklodser:
• Filerne i Workflowy er ikke lokale, men ligger i skyen – og jeg er lidt besat af ideen om at have mine noter og ting på egen computer, helst som txt eller Markdown. Der er dog semi-okay håndtering af filerne, og om ikke andet er der mulighed 2FA på kontoen. Men man skal altså selv eksportere alting, hvis man vil have det liggende lokalt på computeren.
• Desværre er der så lidt begrænsede muligheder for import og især eksport af noterne. Jeg havde fx gerne set mulighed for at eksportere alle noterne som seperate Markdown-filer, men man kan kun eksportere i én, stor fil (der oven i købet manuelt skal kopieres og indsættes i en anden app).
• Det peger også på at organiseringen af noterne i hvert fald for mig er lidt overskuelig, og næppe vil fungere med særlig meget mere end et par håndfulde tekster. Her bliver den hierarkiske opbygning med punkt-opstillinger i stadig dybere niveauer simpelthen for begrænsende.
• Et stort irritationsmoment er at appen ikke bruger alle standard-genvejene man kender – og selvom man på web og i Mac-appen kan få vist alle genveje i et sidepanel mens man lærer dem, så gælder det samme ikke på iOS og iPadOS, hvor man heller ikke kan bruge standardvisning af shortcuts ved at holde CMD nede.
• Derudover er jeg løbende stødt på småting, som forvirrer eller irriterer mig – langsomme menuer, dårlig eksekvering af indstillinger på tværs af platforme, og så videre.
• Det hele føles temmelig meget som en web-app, der er maset ned i ‘native apps’ uden helt at tage hensyn til ret meget – også selvom designet og ‘look-and-feel’ egentilg er ganske overbevisende…

Opsummering og mere info

• Som man fornemmer er jeg ikke super-begejstret for Workflowy, men det ærgerlige er, at jeg faktisk rigtig gerne ville kunne li’ den mere. Den grundlæggende funktionalitet er supergodt tænkt, og appen er ganske lækkert designet og har fine ideer fx om navigation op og ned i niveauerne – og så er muligheden for at skifte mellem punktopstilling, tasks og kanban helt forrygende.
• Desværre er der bare for mange knaster og forhindringer i brugen til at appen for alvor kan blive fast indslag på hjemmeskærmen. Jeg tror dog godt jeg kunne forestille mig at vende tilbage indimellem for at tjekke status, og måske for at skrive en enkelt tekst igennem i punktform, for så at eksportere den tilbage i min noteapp igen.
• Skulle man på trods af min lunkne anmeldelse få lyst til at dykke mere ned i Workflowy, så er sitet faktisk rigtig godt, med fine vejledninger, både til de konkrete funktioner og til hvordan tjenesten kan bruges til forskellige opgaver og arbejdsformer – Getting Things Done, projektstyring, PARA-organisering af noter, og så videre. Absolut værd at tjekke.
• Det samme gælder de mange YouTube-tutorials, der fint viser forskellige features i Workflowy.
• Hvis man ellers er på jagt efter alternativer, der kan bruges til at lave punktopstillede noter (outlines), så findes der masser af muligheder. Aktuelt er jeg nysgerrig på Bike (der dog kun kommer til macOS) og Zavala (der findes til både Mac og iDimser).