|||
Kalenderkasser er en metode til at planlægge sin hverdag (arbejde og fritid) med udgangspunkt i kalenderen.
Ideen er kort fortalt, at man lægger sine opgaver og projekter som kasser i sin kalender, så man ved HVAD man skal arbejde på, HVORNÅR og HVOR LÆNGE.
Personligt tænker jeg ofte på det som en slags Tetris – jeg har begrænset tid til et vist antal opgaver i ugen, så hvordan kan jeg få fordele dem bedst muligt?
Kalenderkasser er mit danske take på konceptet timeblocking, og jeg tror fuldt og fast på, at rigtig mange mennesker vil opleve at deres hverdag vil hænge bedre sammen, hvis de bruger kalenderkasser.
Kalenderkasser.dk
Timeblocking kan fortolkes og praktiseres på mange forskellige måder, men som udgangspunkt er de fleste enige om at det handler om at bruge kalenderen som planlægningsværktøj i forsøget på at skabe overblik, øge produktiviteten og sænke sit stressniveau.
Jeg indrømmer blankt, at jeg er gået all-in på kalenderkasser, så det er ikke “kun” mine arbejdsopgaver der ligger i kasser, men også mine gåture, min frokost, min træning, min blog-skrivning og mange andre mere eller mindre hverdagslige aktiviteter.
Så langt behøver man ikke at gå – og slet ikke til at begynde med!
Og så er det jo også vigtigt at understrege, at man helst skal tilpasse ideerne så de giver mening i éns egen hverdag og arbejde.
Nedenfor finder du version 0.1 af min guide til at bruge kalenderkasser, inklusive mine argumenter for hvorfor det er en god idé.
Siden her er under udvikling, så forhåbentlig kommer der snart bedre struktur på informationen og flere links med inspiration og apps og så videre, men allerede nu burde man relativt nemt kunne komme igang.
Målet med siden er ikke at lave den definitive udgave af ideen om kalenderkasser, men at give dig inspiration til at tænke mere over hvordan du planlægger din tid og dine opgaver.
(Og så overvejer jeg også med tiden at lave oplæg og små workshops om brugen af kalenderkasser 😉).
Måske genkender du nogle af disse udfordringer:
Traditionelt forsøger mange at få styr på deres arbejde og opgaver ved at bruge todo-apps og huskelister, og det er bestemt også et godt og vigtigt sted at begynde.
Man skriver alle sine opgaver ned, med underopgaver og deadlines, og krydser dem af efterhånden som de bliver løst.
Udfordringen er dog, at meget få todo-apps har forventet varighed på opgaverne, og samtidig tager de færreste mennesker sig tid til at planlægge hvornår deres opgaver egentlig skal laves, udover at de har deadline i morgen, på fredag eller hvornår det nu er.
Og så er det man pludselig står i den situation hvor man har 7 opgaver der skal tackles i dag, men at man kun når de 5 fordi de desværre viste sig at tage 9 timer tilsammen.
Her kommer kalenderkasser så ind som en alternativ strategi!
Din vigtigste ressource er din tid, så derfor giver det mening at planlægge din dag med tid som den vigtigste parameter – og kalenderen er det bedste overblik, når det handler om de 168 timer vi har til rådighed hver uge.
Det handler grundlæggende om at plotte arbejdstid (incl. møder) i kalenderen, og at skelne mellem fx møder, housekeeping (emails, mødeforberedelse, etc), og så samtidig sætte tid af til fokuseret, koncentreret arbejde på opgaverne.
Man skal nok stadig have et samlet overblik over sine opgaver i en todo-app, så man ved hvad man skal lave i sine ‘kasser’, men ideen er altså bruge kalenderen til selve planlægningen af hvad man skal lave og hvornår.
Kalenderkasser er mit bud på at skabe rammerne for mere fokuseret arbejde:
Man bruger altså kalenderen til at lave en slags aftaler med sig selv, i stedet for “kun” at vise de commitments man har med andre. Det kan øge fokus og modvirke overspringshandlinger, fordi man hele tiden kan se i kalenderen hvad man skal lave.
Kunsten er så selvfølgelig at lave netop dét, som kalenderkassen viser…
Samtidig er kalenderkasser ikke bare planlægning af fremtiden, men også en log over hvad du faktisk brugte din tid på (hvis du husker at justere blokkene efterhånden som du arbejder)
Det er ikke kvantefeltteori at bruge kalenderkasser, men afhængig af detaljegraden og hvor mange opgaver du har, kan det alligevel godt blive lidt kompliceret og rodet.
Derfor vil jeg anbefale at du begynder i det små – måske med et enkelt eller to projekter, og med større kasser på 2-3 timers varighed, så det ikke bliver for uoverskueligt.
Start med at lave overblik på den kommende uge. Det er en god idé at begynde med dine aftaler – møder, arrangementer el.lign, som skal ske på fastlagt tid og sted. Husk også, at det er smart at indlægge tid til forberedelse af de aftaler og møder du har…
Derefter kan du se på de opgaver du regner med at skulle løse den kommende dag eller uge – typisk dem hvor der er en aktuel deadline.
Og så er det helt centralt, at du laver et groft estimat over hvor lang tid de enkelte opgaver vil tage. Her kan det være en fordel at bryde dem ned i underopgaver med deres egen varighed, hvis det er større projekter.
Så opgaven hedder ikke bare “skriv artikel (5 timer)”, men også “lav research (1 time), find kilde (30 minutter), kontakt kilde (20 minutter), lav interview (1 time), skriv artikel (2 time), send til godkendelse (10 minutter)” eller hvad det nu er…
Læg så kasser – aftaler med dig selv – i kalenderen, så du planlægger hvornår du skal arbejde med hvad, på en måde så du har tid til at løse dine opgaver inden deadline – eller måske ved hvad du kan blive nødt til at udskyde…
Kalendertetris
Det er smart at lave mindst én særlig kalender til sine kalenderkasser, men du kan også lave (mange) flere, hvis du har distinkt forskellige typer af arbejde) – de skal dog nok helst have forskellige farver, så det er nemt at få overblik.
(Hvis du virkelig er presset kan du alternativt lægge kasser i kalenderen hvor du fx skriver på din artikel i den tid du har til rådighed inden næste opgave, og så er artiklen altså bare færdig når tiden er gået – men det er jo ikke optimalt).
Hver kasse skal bruges til en udvalgt opgave eller sammenhængende gruppe af mindre opgaver, afhængig af hvor detaljeret du planlægger.
Det er absolut ok at lave en eller flere kasser der hedder “Skriv artikel”, men du kan altså også vælge at lave mindre kasser for “lav research”, “kontakt kilde” og så videre, hvor kasserne så har den forventede varighed i kalenderen.
Den mindste kasse er nok 15 eller måske endda 30 minutter, ellers bliver det for detaljeret – og den største er nok 3 timer, som formodentlig er den længste tid du kan arbejde fokuseret med en opgave. Hvis en opgave eller kalenderkasse fylder hele dagen er det nok også nødvendigt at bryde den ned i underopgaver.
Jeg forsøger mig i øvrigt her med en justeret terminologi, som udover kalenderkasser også bruger begrebet kalenderklodser:
En kalenderKASSE er noget man anbringer i kalenderen for at markere at man fx skal arbejde på Projekt X på tirsdag fra 10-13.
KalenderKLODSER kan så anbringes i kalenderen for at vise at man skal lave Projekt X-research fra 10-10.45, skrive en Projekt X blogpost fra 10.45-12.30, og endelig lave Projekt X-grafik til blogposten fra 12.30-13.00.
Personligt lægger jeg ofte længerevarende kasser i kalenderen når jeg planlægger den kommende uge, og bliver så mere detaljeret med klodser, som jeg fylder i dagenes kasser efterhånden som ugen skrider frem.
Husk at indregne tid til frokost, kaffepauser, transport og ikke mindst buffertid, når du lægger kasser i kalenderen.
Opgaver tager som regel altid 25-30% længere tid end du tror…
Og husk at have åbne tider i løbet af dagen og ugen – der dukker ALTID uventede opgaver op, eller det viser sig at den indlagte buffertid var alligevel ikke nok til at blive færdig.
Nu skulle du gerne være i stand til at skabe et overblik over hvad du regner med at skulle lave den kommende dag eller uge – men ingen planer overlever nogensinde mødet med virkeligheden.
En kalender er derfor et levende dokument – og du kan godt regne med at så godt som ingenting vil følge den plan du har lagt. Du skal med andre ord løbende følge med i hvordan du faktisk bruger din tid og rette kalenderen til.
Derfor er et af de vigtigste aspekter af kalenderkasser de daglige og ugentlige reviews, hvor du samler op på dit arbejde og lægger en opdateret plan:
Læg eventuelt en fast kasse på 30 minutter i kalenderen hver fredag eftermiddag eller søndagen eftermiddag, så du kan planlægge den kommende uge.
Det er vigtigt at sige, at det ikke kræver en særlig app eller tjeneste at bruge kalenderkasser. Man kan lave dem på et stykke blankt papir, i en klassisk spiralkalender, med den indbyggede kalenderapp i mobilen eller på computeren, eller i særlige timeblocking-fokuserede apps.
Personligt bruger jeg for tiden Todoist, Fantastical og NotePlan 3, men jeg er altid på jagt efter ny inspiration.
Det fine ved Todoist og Fantastical er netop, at de er integreret, så mine opgaver i Todoist kan vises på forskellige måder som kasser i Fantastical.
Kalenderkasserne kan samtidig ses inde i NotePlan, der så oven i købet kan supplere med endnu en måde at planlægge arbejdet på – men det fører for vidt at dykke ned i her…
NotePlan er i øvrigt aktuelt det tætteste jeg er kommet på den totale sammensmeltning af opgaver, aftaler (kalenderkasser) og noter – men foreløbig er det for mig stadig nødvendigt at dele tingene op.
I de senere år er der også kommet en række nye tjenester, som leger med integrationen af opgaver og kalender – Morgen, Akiflow, Routine, og så videre – men foreløbig har ingen af dem for alvor kunne lokke mig væk fra de gamle kendinge.
Forhåbentlig ved du nu nok til at kaste dig ud i at bruge kalenderkasser i din hverdag, men her til sidst kommer lige et par håndfulde ekstra trics, i håbet om at gøre projektet så gnidningsfrit og nørdehyggeligt som muligt:
Til sidst vil jeg bare sige, at selvom jeg åbenlyst er vild med ideen med at lave kalenderkasser, så er det naturligvis op til dig om du kan se værdi i at bruge dem i din egen hverdag.
Men hvis du kan genkende dig selv i bare et par af problemerne ovenfor, så synes jeg du skulle overveje at prøve teknikken af. Begynd med en dag eller to – eller vær vild og prøv en hel uge – og se hvordan det går.
Held og lykke!