Sådan får du styr på hverdagen med ‘time blocking’

I den aktuelle episode af podcasten Workflow (udkommer onsdag) fortæller vi om at bruge såkaldt ‘time blocking’ til at planlægge sit arbejde og få styr på sit liv.

“A goal without a plan is just a wish.” ― Antoine de Saint-Exupéry

Jeg foreslår absolut, at du finder din podcastapp frem og lytter med, men jeg har skrevet denne blogpost (som mestendels er en laaaang række punkter) for at supplere vores studiesnak og give lidt bonus-information.

En eller anden dag får jeg så forhåbentlig overskud til at skrive en mere læselig indføring eller måske ligefrem lave et lille kursus. Jeg skal bare lige have fundet plads i kalenderen… 😄

“In preparing for battle I have always found that plans are useless, but planning is indispensable.” ― Dwight D. Eisenhower

Hvis du hellere vil læse end lytte, inden du kaster dig over nedenstående, så er her et par gode indførende artikler:

Den (selvudnævnte) produktivitets-ekspert Paul Minors har lavet en fin introduktion til time blocking.

Firmaet Doist (der står bag todo-appen Todoist) har også lavet en supergod introduktion, med begreber som ‘deep work’, ‘task batching’ og andet nørderi.

God fornøjelse,

Anders

“By failing to prepare, you are preparing to fail.” ― Benjamin Franklin

Hvad er problemet?

• Du har for lidt tid til at lave dit arbejde
• Du overskrider deadlines
• Du løser ikke opgaver godt nok
• Du arbejder på det som lige dukker op, i stedet for det som er vigtigt
• Du prøver at multitaske
• Du bliver stresset

Traditionel strategi: Todo-apps og huskelister

• Skrive alle sine opgaver ned, med underopgaver og deadlines
  • Krydse af efterhånden som de bliver løst
• Udfordring: nærmest ingen todo-apps har forventet varighed på opgaver, og de færreste tager sig tid til at planlægge hvornår opgaverne skal laves…

Alternativ strategi: Kalender og time blocking

• Din vigtigste ressource er tid: så planlæg med tid som parameter
  • (Måske er energi den næstvigtigste – fx se hvornår på dagen du har mest overskud, og hvornår du hellere skal lave rutineopgaver)
• Det handler både om at plotte arbejdstid (incl. møder) i kalenderen, og at skelne mellem fx møder, housekeeping (emails, mødeforberedelse, etc), og så tid til fokuseret, koncentreret arbejde
• Man skal dog stadig have overblik over sine opgaver – fx i todo-app eller i huskelister, så man ved hvad man skal lave i sine ‘tidsblokke’

Hvorfor er det smart?

• Det skaber rammerne for mere fokuseret arbejde
• Man ved i langt højere grad hvad man skal arbejde med i morgen eller den kommende uge (det giver ro)
• Det giver et bedre overblik over hvad man egentlig bruger sin tid på, og hvor lang tid forskellige typer opgaver tager
• Det kan hjælpe med at sige nej til nye opgaver, man egentlig ikke har tid til
• Man bruger kalenderen, der som regel handler om møder og ‘commitments’ med andre, til at lave tilsvarende aftaler med sig selv
• Det kan modvirke ‘procrastination’ fordi man hele tiden kan se i kalenderen hvad man skal lave…
• Det er ikke bare planlægning af fremtiden, men også en log over hvad du faktisk brugte din tid på (hvis du husker at justere blokkene efterhånden som du arbejder)

Hvordan time blocker man?

• Starte med at lave overblik på den kommende uge
  • Dernæst måske også plotte de de vigtigste ting ind den kommende måned
• Man begynder med de aftaler, som er møder, arrangementer el.lign, som skal ske på fastlagt tid og sted
• Derefter ser man på de opgaver man regner med at skulle løse den kommende dag eller uge (eller måned)
  • Lav et groft estimat over hvor lang tid de enkelte opgaver vil tage
    • Helst brudt ned i underopgaver/subtasks
      • Skriv ikke bare “skrive artikel”, men også “lav research, find kilde, kontakt kilde, lav interview, skrive artikel, send til godkendelse” eller hvad det nu er…
    • Lav et overblik over deadlines
    • Se evt. også på hvilke opgaver der kræver mest energi, fokus og disciplin
      • Arbejder du fx bedst om formiddagen – så læg de hårde opgaver dér
  • Læg så blokke – aftaler med dig selv – i kalenderen, så du planlægger hvornår du skal arbejde med hvad – så du har tid til at løse dine opgaver og aflevere inden deadline
    • Hver blok skal bruges til en udvalgt opgave (eller sammenhængende gruppe af mindre opgaver)
    • Lav mindst én særlig kalender til dine tidsblokke (gerne flere, hvis du har distinkt forskellige typer af arbejde), så du kan fylde din kalender uden at andre nødvendigvis kan følge med – de skal helst have forskellige farver, så det er nemt at få overblik
    • Men overvej at dele din blok-kalender med kolleger/chef, så de har mulighed for at se, hvornår du arbejder fokuseret på en opgave, og helst ikke skal forstyrres… (det er op til dig, om du vil angive dine blokke som ‘busy’ eller ‘available’…)
    • Husk at indregne tid til frokost, kaffepauser og – VIGTIGT! – buffertid. Opgaver tager som regel altid 25-30% længere tid end du tror…
    • Og husk at have åbne tider i løbet af dagen og ugen – der dukker ALTID uventede opgaver op, eller buffertiden var alligevel ikke nok…
    • Den mindste blok er nok 30 minutter – ellers bliver det for detaljeret – men den største er omvendt måske 3 timer – som nok er den længste tid du kan arbejde fokuseret med en opgave (fylder den hele dagen er det nødvendigt at bryde den ned i underopgaver…)
  • Nu skulle du gerne være i stand til at skabe et overblik over hvad du regner med at skulle lave den kommende dag eller uge

Hvordan forholder du dig til en omskiftelig hverdag?

• Et af de vigtigste aspekter af time blocking er det daglige og ugentlige review: Hver dag skal man så lave en detaljeret planlægning for i morgen, fx lige inden fyraften (review). - Hvilke ting skal flyttes, omprioriteres, kortes ned eller forlænges, etc - Hvilke nye opgaver er dukket op siden sidst?
• En kalender er et levende dokument – og du kan godt regne med at så godt som ingenting vil følge den plan du har lagt.
  • Du skal med andre ord løbende følge med i hvordan du faktisk bruger din tid, og rette kalenderen til
    • Hvis du bruger 2,5 timer i stedet for 2 timer, så må du rette den pågældende blok, og flytte de efterfølgende – hvis ikke du har lagt nok buffertid ind
  • Derfor kan det (især i starten) være en god idé at have to kalendere, eller tage et screenshot af planen, og så et screenshot af det faktiske arbejde, når dagen eller ugen er overstået. På den måde kan man blive bedre til at vurdere, hvor lang tid forskellige opgaver tager – og tilrettelægge kommende dage og uger bedre…
  • Husk at besøge kalenderen hver dag, for at tilrettelægge i morgen
  • Sæt evt en blok på 30 minutter af hver fredag eftermiddag eller om søndagen, til at planlægge den kommende uge, så godt du kan
• Udfordring: time blocking kan hjælpe med tilrettelæggelse af hvordan du bruger din tid, men hvordan opgaverne skal prioriteres er jo op til dig og/eller dine kolleger eller chef…

Hvordan gør Anders?

• Det er vigtigt at sige, at det ikke kræver en særlig app eller tjeneste at time blocke. Man kan gøre det på et stykke blankt papir, i en klassisk spiralkalender, på den indbyggede kalenderapp i mobilen eller på computeren, eller i særligt time blocking-venlige apps
• Hvilke kalendere bruger jeg selv i mine apps, så jeg kan få et overblik på forskellige typer af ogaver?
  • Møder (faste aftaler på bestemte tidspunkter med andre mennesker)
  • Arbejde diverse (opgaver der har en nært forestående deadline, og derfor nok skal laves på det angivne tidspunkt)
  • Timeblock (ting der skal gøres og tager tid, men godt kan flyttes til andre dage eller uger, indenfor rimelighedens grænser)
  • Praktisk og todo (fx gåture, frokost, fast tilbagevendende småopgaver – sende fakturaer, lave budget, betale regninger, lave backups og den slags…)
• Hvilke apps bruger jeg (for tiden)?
  • Fantastical
  • Reminders
  • Todoist
  • NotePlan
• Hvilke andre apps vil jeg foreslå?
  • Google Calendar eller Apple Calendar
  • Tick Tick
  • Sorted3
  • BusyCal
  • Outlook
  • Agenda
  • Craft
• Funktioner det kan være rart at have (og som man kan kigge efter i kalender-apps)
  • Mulighed for at lave gentagende aftaler (hvis du fx fast skal skrive blogpost eller forberede møde hver tirsdag kl 9-11)
  • Mulighed for at duplikere en aftale (hvis du fx er nødt til at arbejde mere på en opgave, men ikke kan gøre det nu – så skal det være nemt at kopiere en blok til et andet tidspunkt/dag)
  • Det er ret rart at kunne træk-og-slippe i blokkene, så du hurtigt kan gøre dem kortere eller længere.
  • Kalender-sæt (muligheden for fx kun at vise arbejdskalendere, eller kun delte kalendere, eller hvad det nu er)
  • Evt. mulighed for at vise deciderede tasks (fx fra Reminders eller Todoist) i kalenderen (se også Tick Tick)
  • Måske en god idé at kunne skrive noter og kommentarer til blokkene – MEN jeg har ikke fundet en god løsning dér. I stedet skriver jeg bare titel/emne og evt. sted i selve blokken. Mere info om hvad jeg skal lave i den pågældende blok noterer jeg et andet sted *)
• Supplerende apps/metoder/værktøjer
  • *) Som sagt kan det være en god idé at have et supplerende sted at skrive lister over sine opgaver og tilhørende noter – også så man kan krydse af efterhånden som de bliver løst…
    • For tiden bruger jeg NotePlan (kun til macOS og iOS), som kombinerer noter med kalender, Apple Reminders og muligheden for at lave huskelister med bokse der kan tjekkes af, i noterne – som også kan gives en dato hvor de skal udføres
    • Ellers er det som sagt en god idé at bruge huskeliste-apps som Todoist, Tick Tick, Google Tasks, AnyCal eller en af tusind andre – til at skabe overblik over opgaverne og deres deadlines, og løbende krydse af
    • Det kan også være værd at overveje forskellige kalenderapps – nogle er bedre til at give overblik, mens andre er bedre til at skifte mellem forskellige kalendersæt

Tips og tricks

• Pas på med at lægge alle blokke lige op og ned af hinanden – sæt gerne 10 minutter af til “overgang” mellem blokkene og de tilhørende opgaver
• Begynd evt. med bare at sætte 3x1 time i kalenderen til udvalgte opgaver, og så kan du skrue op og lave flere blokke efterhånden som du vænner dig til time blocking
• Sluk evt for email-appen, Slack, notifikationer eller andet, der ikke er nødvendigt for at arbejde på den pågældende opgave i den aktuelle blok
• Husk at sætte blokke af på mere eller mindre tilfældige dage ude i fremtiden, hvis du har en opgave eller et møde eller andet du skal forberede dig til. Så kommer du ikke til at overbooke dig selv når tiden kommer
• Det er vigtigt at huske, at blokkene er fleksible – i en vis grad. Personligt kan jeg godt være slem til med nogle tilbagevendende blokke bare at slette dem eller flytte dem, hver gang jeg kommer til dem (fx “Spil guitar i 30 minutter”)
• Det kan evt. være en hjælp at bruge et tidstracking-værktøj (i en periode) for at logge hvor lang tid forskellige opgaver typisk tager (fx Rescue Time, Timing, eller Toggl)
• Man kan også overveje at lave 30-minutters blokke efter Pomodoro-teknikken (25 min arbejde, 5 min pause – længere pause efter 2 timer)
• Prøv evt. også at lave time blocking med private opgaver – fra motion over weekendrengøring til læsetid med ungerne – men pas på det ikke bliver for planlagt.
• (Alternativ: sæt 4 timer af søndag eftermiddag til hvad du har lyst til…så du ikke pludselig har lavet andre planer)
• Pas også på med at planlægge i for mange detaljer – det tager tid og bliver eksponentielt sværere at overholde, og kræver for meget justering og vedligeholdelse…
• Personligt tænker jeg ofte på det som en slags Tetris – jeg har begrænset tid til et vist antal blokke i ugen; hvordan kan jeg få fordele dem bedst muligt?

Sæt igang

Øj, det blev en lang omgang – og ikke nødvendigvis særlig læsevenligt.

Men forhåbentlig har du alligevel fået blod på tanden og har lyst til at prøve at time blocke.

Så god arbejdslyst og god fornøjelse!